Spezialist · Auftrags- & Belegverarbeitung für den Mittelstand
Aufträge automatisch erfassen, prüfen und ins ERP buchen.
Sie besitzen die Automatisierung – in der EU verarbeitet, ohne Speicherung Ihrer Daten. Bestellungen aus E-Mail, PDF und Fax landen geprüft in Ihrem ERP, Ihr Team bearbeitet nur die Ausnahmen.
Kosten des Nichthandelns
18.000 €
pro Monat, die ein 5-köpfiges Team allein mit dem Abtippen von Aufträgen bindet*
Jeder Auftrag, der von Hand ins ERP übertragen wird, kostet Zeit, erzeugt Fehler und verzögert die Auslieferung. Bei 200 Aufträgen am Tag summiert sich das schnell.
- Ø 8 Minuten manuelle Erfassung pro Auftrag
- 1–3 % Tippfehler mit teuren Folgekosten
- Bearbeitung erst am Folgetag statt in Minuten
Sehen Sie es in 30 Sekunden
Laden Sie einen echten Beleg hoch – und sehen Sie ihn sofort als saubere, ERP-fertige Daten. Kostenlos, nichts wird gespeichert.
Eigentum statt Miete
Sie besitzen die Automatisierung – kein Abo, keine fremde Plattform
Andere vermieten Ihnen eine Plattform, durch die Ihre Aufträge laufen – Monat für Monat, dauerhaft. Wir bauen Ihnen eine maßgeschneiderte Automatisierung, die Ihnen gehört.
Sie besitzen es
Sie erhalten eine maßgeschneiderte Automatisierung, die Ihnen gehört – ohne fortlaufende Lizenz, ohne Vendor-Lock-in.
In der EU verarbeitet, nicht gespeichert
Ihre Belege werden in der EU verarbeitet und sofort wieder verworfen – kein Datensee, kein Training mit Ihren Daten.
Kein Preis pro Beleg
Andere rechnen pro Dokument oder pro Nutzerplatz ab – je mehr Sie verarbeiten, desto teurer. Bei uns zahlen Sie einmal für den Aufbau, nicht dauerhaft für die Erlaubnis, Ihre eigenen Aufträge zu verarbeiten.
Keine Abhängigkeit
Keine Plattform, die zwischen Ihnen und Ihren Aufträgen steht. Ihre Lösung läuft weiter – auch unabhängig von uns.
Premium · Volle Datenhoheit
Komplett in Ihrer eigenen Infrastruktur
Für regulierte, größere oder besonders sicherheitskritische Häuser läuft die gesamte Verarbeitung – inklusive des KI-Modells – in Ihrer eigenen Infrastruktur bzw. Ihrem EU-Cloud-Tenant. Ihre Daten verlassen dann niemals Ihr Haus.
Unser Ansatz
Keine Software von der Stange – wir bauen Ihre Automatisierung
Belevo ist kein fertiges Tool, das Sie irgendwie zum Laufen bringen müssen. Wir schauen uns Ihren konkreten Auftrags- und Belegprozess an, finden mit KI die Stellen mit dem größten Hebel und bauen die Automatisierung passgenau für Ihre Belege und Ihr ERP.
Wir analysieren Ihren Prozess
Gemeinsam mit Ihrem Team nehmen wir den realen Ablauf auf – vom Posteingang bis zur Buchung – und finden, wo sich Automatisierung wirklich lohnt.
Wir bauen es mit KI passgenau
Wir entwickeln die Automatisierung für Ihre Formate, Lieferanten und Ihr ERP – die Lösung passt sich Ihnen an, nicht umgekehrt.
Wir betreiben und verbessern es
Wir bleiben dran: Monitoring, neue Beleg- und Lieferantenformate, mehr Genauigkeit. Ein Partner an Ihrer Seite, kein Lizenzschlüssel.
So funktioniert es
Was wir für Sie bauen – vom Posteingang zur ERP-Buchung
- 01
Erfassen
Aufträge und Belege aus E-Mail, PDF und Fax werden automatisch eingelesen. Die KI extrahiert Positionen, Mengen, Preise und Lieferdaten – unabhängig vom Layout des Lieferanten.
- 02
Prüfen
Jeder Datensatz wird gegen Stammdaten, Preise und Verfügbarkeit validiert. Klare Fälle laufen durch; nur Ausnahmen landen zur Freigabe bei Ihrem Team.
- 03
Buchen
Der geprüfte Auftrag wird direkt in Ihr ERP gebucht – SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA oder andere. Aus Minuten Handarbeit werden Sekunden.
Wirkung
Was Automatisierung typischerweise bringt
- 80 %
- weniger manuelle Erfassungszeit pro Auftrag
- < 2 Min.
- von Eingang bis ERP-Buchung statt Stunden
- 3–6 Mon.
- bis sich die Automatisierung amortisiert
- 99 %+
- Feldgenauigkeit nach Einrichtung
*Richtwerte aus vergleichbaren Automatisierungsprojekten in Fertigung und Großhandel. Ihre konkreten Zahlen ermitteln wir in der Potenzialanalyse.
Angebote
Ein Einstieg, der sich rechnet – und mitwächst
KI-Potenzialanalyse
Wir analysieren Ihre Auftrags- und Belegprozesse, beziffern das Einsparpotenzial in Euro und FTE-Stunden und liefern einen konkreten Automatisierungsfahrplan.
- Prozessaufnahme von Auftragseingang bis ERP-Buchung
- Belastbare Einsparrechnung in Euro und Stunden
- Priorisierter Fahrplan mit Aufwand und Payback
- Voll auf einen Sprint anrechenbar
Automatisierungs-Sprint
Wir automatisieren einen klar abgegrenzten Prozess – z. B. die Auftragserfassung – end-to-end bis zur Buchung in Ihrem ERP. Produktiv, messbar, mit Mensch-im-Prozess für Ausnahmen.
- Ein vollständig automatisierter Prozess in Produktion
- Anbindung an SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA u. a.
- Mensch-im-Prozess für Ausnahmen und Freigaben
- Messbare Reduktion der Durchlaufzeit ab Woche 4
Transformations-Paket
Für Unternehmen, die die gesamte Auftrags- und Belegverarbeitung umstellen: mehrere Prozesse, mehrere Standorte, sauberes Change-Management und Schulung.
- Mehrere Prozesse und Belegarten parallel
- Mehrere Standorte und Mandanten
- Change-Management und Team-Schulung
- Roadmap über mehrere Quartale
KI-Betrieb
Wir entwickeln Ihre Automatisierung laufend weiter: neue Beleg- und Lieferantenformate, mehr Genauigkeit, weitere Prozesse – mit garantierten Reaktionszeiten. Ein Partner an Ihrer Seite, kein Abo.
- Laufende Weiterentwicklung statt Stillstand
- Neue Beleg- und Lieferantenformate, wenn sie auftauchen
- Mehr Genauigkeit über die Zeit
- Garantierte Reaktionszeiten, planbar pro Monat
FAQ
Häufige Fragen
Besitzen wir die Lösung – oder mieten wir sie?
Sie besitzen sie: eine maßgeschneiderte Automatisierung ohne fortlaufende Plattform-Lizenz, ohne Preis pro Beleg und ohne Abhängigkeit von einem externen Dienst, durch den Ihre Aufträge laufen. Standard: in der EU verarbeitet, ohne Ihre Daten zu speichern. Premium (volle Datenhoheit): alles läuft komplett in Ihrer eigenen Infrastruktur, sodass Ihre Daten Ihr Haus nie verlassen.
Steckt hinter Belevo ein großes Team?
Belevo wird von Kim Martini geführt – sechs Jahre Maschinenbau-Techniker, zwölf Jahre Software-Entwickler. Das ist bewusst so: Sie sprechen direkt mit der Person, die analysiert, baut und betreibt – kein Vertrieb, der etwas verspricht, das danach ein Junior umsetzt. Für die Umsetzung größerer Vorhaben arbeiten wir mit einem festen Netzwerk erfahrener Entwickler zusammen.
Wie automatisiere ich die Auftragserfassung, ohne mein ERP zu wechseln?
Sie wechseln nichts. Belevo liest eingehende Aufträge automatisch aus, prüft sie und bucht sie über die vorhandenen Schnittstellen in Ihr bestehendes ERP – ob SAP, Microsoft Dynamics oder proALPHA. Die Automatisierung sitzt vor dem ERP, nicht an seiner Stelle.
Was passiert mit Aufträgen, die die KI nicht eindeutig erkennt?
Klare Fälle werden vollautomatisch gebucht. Unklare oder unvollständige Aufträge werden als Ausnahme markiert und Ihrem Team zur Freigabe vorgelegt – mit allen erkannten Daten und der konkreten Unsicherheit. Mensch-im-Prozess heißt: Sie behalten die Kontrolle, sparen aber die Routine.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster produktiver Prozess steht typischerweise nach 3–4 Wochen (Automatisierungs-Sprint). Davor klärt die einwöchige Potenzialanalyse, welcher Prozess sich am schnellsten rechnet.
Ist das DSGVO-konform und bleiben unsere Daten in Deutschland?
Ja. Die Verarbeitung erfolgt auf Wunsch vollständig in der EU bzw. in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und ohne dass Ihre Auftragsdaten zum Training öffentlicher Modelle verwendet werden.
Was kostet der Einstieg?
Der Einstieg ist die KI-Potenzialanalyse für 4.900 € in einer Woche – voll anrechenbar auf ein anschließendes Projekt. Der Automatisierungs-Sprint beginnt bei 34.000 €.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen, was sich automatisieren lässt
Kostenloses Erstgespräch: Wir schauen auf einen Ihrer Prozesse und beziffern das Einsparpotenzial – konkret, in Euro und Stunden. Unverbindlich, ohne Vorbereitung.
Antwort i. d. R. innerhalb eines Werktags