So funktioniert es
Aus Handarbeit wird ein geprüfter, automatischer Fluss
Eingehende Aufträge und Belege durchlaufen drei Schritte – vollautomatisch, wo es eindeutig ist, und mit menschlicher Freigabe, wo es zählt.
Unser Ansatz
Keine Software von der Stange – wir bauen Ihre Automatisierung
Belevo ist kein fertiges Tool, das Sie irgendwie zum Laufen bringen müssen. Wir schauen uns Ihren konkreten Auftrags- und Belegprozess an, finden mit KI die Stellen mit dem größten Hebel und bauen die Automatisierung passgenau für Ihre Belege und Ihr ERP.
Wir analysieren Ihren Prozess
Gemeinsam mit Ihrem Team nehmen wir den realen Ablauf auf – vom Posteingang bis zur Buchung – und finden, wo sich Automatisierung wirklich lohnt.
Wir bauen es mit KI passgenau
Wir entwickeln die Automatisierung für Ihre Formate, Lieferanten und Ihr ERP – die Lösung passt sich Ihnen an, nicht umgekehrt.
Wir betreiben und verbessern es
Wir bleiben dran: Monitoring, neue Beleg- und Lieferantenformate, mehr Genauigkeit. Ein Partner an Ihrer Seite, kein Lizenzschlüssel.
Der Ablauf
Was wir für Sie bauen – vom Posteingang zur ERP-Buchung
- 01
Erfassen
Aufträge und Belege aus E-Mail, PDF und Fax werden automatisch eingelesen. Die KI extrahiert Positionen, Mengen, Preise und Lieferdaten – unabhängig vom Layout des Lieferanten.
- 02
Prüfen
Jeder Datensatz wird gegen Stammdaten, Preise und Verfügbarkeit validiert. Klare Fälle laufen durch; nur Ausnahmen landen zur Freigabe bei Ihrem Team.
- 03
Buchen
Der geprüfte Auftrag wird direkt in Ihr ERP gebucht – SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA oder andere. Aus Minuten Handarbeit werden Sekunden.
Warum ein Mensch im Prozess bleibt
Vollautomatisierung dort, wo sie sicher ist – menschliche Entscheidung dort, wo sie nötig ist. Die KI rät nie: Erkennt sie eine Position oder einen Wert nicht eindeutig, wird der Fall als Ausnahme markiert statt falsch gebucht.
Klare Fälle
Eindeutige Aufträge laufen ohne Zutun durch – in Sekunden gebucht.
Ausnahmen
Unklare Fälle landen mit erkannten Daten und konkreter Unsicherheit beim Team.
Lernen
Jede Freigabe verbessert die Erkennung – die Ausnahmequote sinkt mit der Zeit.
Ist das DSGVO-konform und sicher?
Ja. Die Verarbeitung erfolgt auf Wunsch vollständig in der EU bzw. in Deutschland, auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Ihre Auftragsdaten werden nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet.
EU-/DE-Hosting
Verarbeitung in der EU oder Deutschland – auf Wunsch.
AVV
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Kein Modelltraining
Ihre Daten trainieren keine öffentlichen Modelle.
Zugriffskontrolle
Rollen, Protokollierung und verschlüsselte Übertragung.
Wie sieht der Zeitplan aus?
- Woche 0
Potenzialanalyse
Prozessaufnahme, Einsparrechnung, Fahrplan – eine Woche.
- Woche 1–4
Automatisierungs-Sprint
Ein Prozess wird end-to-end automatisiert und produktiv gesetzt.
- Ab Monat 2
Messbarer Nutzen
Reduzierte Durchlaufzeit und Erfassungskosten – belegbar.
- Monat 3–6
Amortisation
Die Einsparungen übersteigen typischerweise die Projektkosten.
FAQ
Häufige Fragen
Was bedeutet „Mensch-im-Prozess“ konkret?
Die KI bearbeitet die Routine, der Mensch entscheidet die Ausnahmen. Klare Aufträge werden automatisch gebucht; bei Unsicherheit – fehlende Daten, unbekannte Artikel, Abweichungen – legt das System den Fall mit allen Informationen einem Mitarbeitenden zur Freigabe vor.
Bleiben unsere Daten in Deutschland bzw. der EU?
Ja. Auf Wunsch erfolgt die gesamte Verarbeitung in der EU oder in Deutschland. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Ihre Auftragsdaten werden nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet.
Wie lange dauert es bis zur Amortisation?
Typischerweise 3 bis 6 Monate. Die eingesparte Erfassungszeit und die vermiedenen Fehlerkosten übersteigen die Projektkosten meist innerhalb des ersten halben Jahres.
Was, wenn ein Lieferant sein Format ändert?
Die KI ist auf wechselnde Layouts ausgelegt und lernt neue Formate schnell. Im laufenden Betrieb (Retainer) pflegen wir neue Lieferanten- und Belegformate für Sie nach.
Müssen wir unser ERP oder unsere Prozesse umstellen?
Nein. Belevo setzt vor Ihr ERP und nutzt dessen Standardschnittstellen. Ihre Prozesse bleiben – nur die Handarbeit fällt weg.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen, was sich automatisieren lässt
Kostenloses Erstgespräch: Wir schauen auf einen Ihrer Prozesse und beziffern das Einsparpotenzial – konkret, in Euro und Stunden. Unverbindlich, ohne Vorbereitung.
Antwort i. d. R. innerhalb eines Werktags