ERP-Integration
Auftragsverarbeitung in SAP automatisieren
Belevo setzt vor Ihr SAP-System: Aufträge aus E-Mail, PDF und Fax werden extrahiert, gegen Material-, Kunden- und Preisstammdaten validiert und als Kundenauftrag (VA01) gebucht. Nur Ausnahmen kommen zu Ihrem Team.
Wie automatisiere ich die Auftragserfassung in SAP?
Sie lesen eingehende Aufträge automatisch aus, prüfen sie gegen Ihre SAP-Stammdaten und buchen sie über BAPI, IDoc oder die SAP-API als Verkaufsbeleg – ohne SAP zu wechseln und ohne manuelles Abtippen.
Kosten des Nichthandelns
8 Min.
durchschnittlicher manueller Aufwand pro Auftrag in SAP – multipliziert mit Ihrem Tagesvolumen
Bei 150 Aufträgen täglich sind das rund 20 Stunden reine Tipparbeit pro Tag – Kapazität, die in Stoßzeiten zum Engpass wird.
- Materialnummern-Mapping je Lieferant
- Doppelerfassung bei Korrekturen
- Verzögerte Auftragsbestätigungen
Typische Engpässe
Wo es heute hakt
Manuelles VA01-Tippen
Sachbearbeiter übertragen Positionen, Mengen und Materialnummern von Hand in SAP – langsam und fehleranfällig.
Stammdaten-Abgleich
Kundenbestellnummern und Lieferantentexte müssen mühsam auf Ihre SAP-Materialnummern gemappt werden.
Medienbrüche
PDF-Anhang öffnen, abtippen, prüfen, speichern – jeder Auftrag durchläuft mehrere Systeme von Hand.
Ablauf
So läuft die Automatisierung
- 01
Erfassen
Aufträge und Belege aus E-Mail, PDF und Fax werden automatisch eingelesen. Die KI extrahiert Positionen, Mengen, Preise und Lieferdaten – unabhängig vom Layout des Lieferanten.
- 02
Prüfen
Jeder Datensatz wird gegen Stammdaten, Preise und Verfügbarkeit validiert. Klare Fälle laufen durch; nur Ausnahmen landen zur Freigabe bei Ihrem Team.
- 03
Buchen
Der geprüfte Auftrag wird direkt in Ihr ERP gebucht – SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA oder andere. Aus Minuten Handarbeit werden Sekunden.
Wirkung
Was Automatisierung typischerweise bringt
- 80 %
- weniger manuelle Erfassungszeit pro Auftrag
- < 2 Min.
- von Eingang bis ERP-Buchung statt Stunden
- 3–6 Mon.
- bis sich die Automatisierung amortisiert
- 99 %+
- Feldgenauigkeit nach Einrichtung
*Richtwerte aus vergleichbaren Automatisierungsprojekten in Fertigung und Großhandel. Ihre konkreten Zahlen ermitteln wir in der Potenzialanalyse.
FAQ
Häufige Fragen
Welche SAP-Schnittstellen nutzt Belevo?
Je nach System BAPI (z. B. BAPI_SALESORDER_CREATEFROMDAT2), IDoc (ORDERS) oder die OData-/SAP-API. Wir buchen in S/4HANA ebenso wie in SAP ECC.
Müssen wir SAP anpassen oder erweitern?
Nein. Belevo nutzt die vorhandenen Standardschnittstellen. In der Regel sind keine ABAP-Entwicklungen nötig; Customizing beschränkt sich auf das Mapping Ihrer Stammdaten.
Wie werden unbekannte Materialnummern behandelt?
Erkennt die KI keine eindeutige Zuordnung, wird die Position als Ausnahme markiert und Ihrem Team mit Vorschlägen vorgelegt – gelernte Zuordnungen gelten danach automatisch.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen, was sich automatisieren lässt
Kostenloses Erstgespräch: Wir schauen auf einen Ihrer Prozesse und beziffern das Einsparpotenzial – konkret, in Euro und Stunden. Unverbindlich, ohne Vorbereitung.
Antwort i. d. R. innerhalb eines Werktags