Anwendungsfall
Rechnungsverarbeitung automatisieren
Eingangsrechnungen sind strukturell ähnlich zu Aufträgen – und ebenso gut automatisierbar. Belevo extrahiert Rechnungsdaten, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und übergibt den vorkontierten Beleg ans ERP.
Wie automatisiere ich die Eingangsrechnungsverarbeitung?
Sie lassen Eingangsrechnungen automatisch auslesen, per 3-Wege-Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang prüfen und vorkontiert ins ERP buchen – nur Abweichungen gehen an die Buchhaltung.
Kosten des Nichthandelns
Skonto
das bei langsamer Rechnungsfreigabe regelmäßig verfällt – ein direkter Gewinnverlust
Schnellere, geprüfte Freigaben sichern Skonti und entlasten die Buchhaltung von Routineabgleichen.
- Automatischer 3-Wege-Abgleich
- Vorkontierung nach Ihren Regeln
- Nur Abweichungen zur Prüfung
Typische Engpässe
Wo es heute hakt
Manuelles Erfassen
Rechnungsdaten werden abgetippt und Konten sowie Kostenstellen von Hand zugeordnet.
Prüf-Marathon
Der Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang ist aufwendig und verzögert Freigaben.
Skonto verloren
Langsame Bearbeitung kostet Skontofristen – bares Geld bei jeder Rechnung.
Ablauf
So läuft die Automatisierung
- 01
Erfassen
Aufträge und Belege aus E-Mail, PDF und Fax werden automatisch eingelesen. Die KI extrahiert Positionen, Mengen, Preise und Lieferdaten – unabhängig vom Layout des Lieferanten.
- 02
Prüfen
Jeder Datensatz wird gegen Stammdaten, Preise und Verfügbarkeit validiert. Klare Fälle laufen durch; nur Ausnahmen landen zur Freigabe bei Ihrem Team.
- 03
Buchen
Der geprüfte Auftrag wird direkt in Ihr ERP gebucht – SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA oder andere. Aus Minuten Handarbeit werden Sekunden.
Wirkung
Was Automatisierung typischerweise bringt
- 80 %
- weniger manuelle Erfassungszeit pro Auftrag
- < 2 Min.
- von Eingang bis ERP-Buchung statt Stunden
- 3–6 Mon.
- bis sich die Automatisierung amortisiert
- 99 %+
- Feldgenauigkeit nach Einrichtung
*Richtwerte aus vergleichbaren Automatisierungsprojekten in Fertigung und Großhandel. Ihre konkreten Zahlen ermitteln wir in der Potenzialanalyse.
FAQ
Häufige Fragen
Unterstützt Belevo den 3-Wege-Abgleich?
Ja. Rechnung, Bestellung und Wareneingang werden automatisch abgeglichen; nur Abweichungen über Ihrer Toleranz gehen an die Buchhaltung.
Werden ZUGFeRD und XRechnung verarbeitet?
Ja. Strukturierte E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung werden ebenso verarbeitet wie klassische PDF-Rechnungen.
Wie wird kontiert?
Nach Ihren Regeln und gelernten Mustern. Unsichere Kontierungen werden vorgeschlagen und zur Bestätigung vorgelegt.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen, was sich automatisieren lässt
Kostenloses Erstgespräch: Wir schauen auf einen Ihrer Prozesse und beziffern das Einsparpotenzial – konkret, in Euro und Stunden. Unverbindlich, ohne Vorbereitung.
Antwort i. d. R. innerhalb eines Werktags