Anwendungsfall
Auftragserfassung automatisieren
Die Auftragserfassung ist der häufigste Engpass im Vertriebsinnendienst. Belevo automatisiert ihn end-to-end: Eingang, Extraktion, Prüfung, Buchung – unabhängig davon, in welchem Format und Layout der Auftrag eintrifft.
Wie automatisiere ich die Auftragserfassung?
Sie lassen eingehende Aufträge automatisch auslesen, gegen Ihre Stammdaten prüfen und ins ERP buchen – statt sie von Hand abzutippen. Nur unklare Fälle gehen an einen Menschen.
Kosten des Nichthandelns
80 %
der manuellen Erfassungszeit lassen sich typischerweise einsparen
Was bleibt, ist die wertvolle Arbeit: Ausnahmen klären, Kunden beraten, Sonderfälle entscheiden.
- Klare Aufträge vollautomatisch gebucht
- Einheitlicher Prozess über alle Formate
- Skaliert mit dem Auftragsvolumen
Typische Engpässe
Wo es heute hakt
Format-Chaos
Jeder Kunde schickt anders: PDF, E-Mail-Text, Fax, Excel. Manuelle Erfassung muss jedes Format beherrschen.
Stoßzeiten
Auftragsspitzen lassen sich personell kaum abfedern; Durchlaufzeiten steigen genau dann, wenn es zählt.
Monotonie & Fehler
Abtippen ist eintönig und fehleranfällig – und bindet qualifizierte Mitarbeitende an Routinearbeit.
Ablauf
So läuft die Automatisierung
- 01
Erfassen
Aufträge und Belege aus E-Mail, PDF und Fax werden automatisch eingelesen. Die KI extrahiert Positionen, Mengen, Preise und Lieferdaten – unabhängig vom Layout des Lieferanten.
- 02
Prüfen
Jeder Datensatz wird gegen Stammdaten, Preise und Verfügbarkeit validiert. Klare Fälle laufen durch; nur Ausnahmen landen zur Freigabe bei Ihrem Team.
- 03
Buchen
Der geprüfte Auftrag wird direkt in Ihr ERP gebucht – SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA oder andere. Aus Minuten Handarbeit werden Sekunden.
Wirkung
Was Automatisierung typischerweise bringt
- 80 %
- weniger manuelle Erfassungszeit pro Auftrag
- < 2 Min.
- von Eingang bis ERP-Buchung statt Stunden
- 3–6 Mon.
- bis sich die Automatisierung amortisiert
- 99 %+
- Feldgenauigkeit nach Einrichtung
*Richtwerte aus vergleichbaren Automatisierungsprojekten in Fertigung und Großhandel. Ihre konkreten Zahlen ermitteln wir in der Potenzialanalyse.
FAQ
Häufige Fragen
Welche Eingangskanäle deckt die Auftragserfassung ab?
E-Mail (Text und Anhang), PDF, gescannte Dokumente, Fax und strukturierte Formate wie EDI/Excel – in einem einheitlichen Prozess.
Wie hoch ist die Erkennungsgenauigkeit?
Nach der Einrichtung typischerweise über 99 % auf Feldebene. Unsichere Felder werden bewusst als Ausnahme markiert statt geraten.
Wie schnell ist ein Auftrag gebucht?
Klare Aufträge werden in Sekunden bis wenigen Minuten gebucht – statt Stunden oder erst am Folgetag.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen, was sich automatisieren lässt
Kostenloses Erstgespräch: Wir schauen auf einen Ihrer Prozesse und beziffern das Einsparpotenzial – konkret, in Euro und Stunden. Unverbindlich, ohne Vorbereitung.
Antwort i. d. R. innerhalb eines Werktags