Technischer Großhandel · SAP S/4HANA

Technischer Großhandel · ~220 Mitarbeitende

Rund 180 Aufträge täglich liefen von Hand in SAP. Nach einem vierwöchigen Sprint laufen klare Aufträge automatisch durch – der Innendienst bearbeitet nur noch Ausnahmen.

~78 %: weniger manuelle Erfassungszeit
< 2 Min.: von Eingang bis SAP-Buchung statt Stunden
~4 Mon.: bis zur Amortisation des Sprints

Beispielszenario – anonymisiert und repräsentativ, keine benannte Referenz. Kennzahlen sind Richtwerte.

Die Ausgangslage

Täglich rund 180 Aufträge kamen aus E-Mail, PDF und Fax und wurden im Vertriebsinnendienst von Hand in SAP erfasst. In Stoßzeiten stiegen die Durchlaufzeiten spürbar, und Tippfehler bei Mengen und Artikelnummern führten zu Reklamationen und Gutschriften. Qualifizierte Mitarbeitende verbrachten einen Großteil des Tages mit reiner Erfassung.

Unser Vorgehen

In einem vierwöchigen Automatisierungs-Sprint haben wir die Auftragserfassung end-to-end aufgebaut: KI-Extraktion der Positionen, Abgleich gegen die SAP-Material-, Kunden- und Preisstammdaten und Buchung als Kundenauftrag per BAPI. Kundenartikelnummern werden gelernt und automatisch gemappt; unklare Positionen gehen als Ausnahme mit Vorschlag an den Innendienst.

Der Innendienst tippt keine Aufträge mehr ab, sondern kümmert sich um Kunden. Die saisonalen Spitzen fangen wir heute ohne Zusatzpersonal ab.
— Leitung Vertriebsinnendienst (exemplarisch)

Nächster Schritt

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