Auftragserfassung automatisieren: die ersten Schritte für den Mittelstand

Kurz gesagt: Sie automatisieren die Auftragserfassung in vier Schritten – Prozess auswählen, Daten und Volumen erheben, einen Prozess im Sprint automatisieren, dann ausweiten. Ein ERP-Wechsel ist nicht nötig; die Automatisierung setzt vor Ihr bestehendes System.

Muss ich mein ERP wechseln, um zu automatisieren?

Nein. Die Automatisierung setzt vor Ihr ERP und nutzt dessen Standardschnittstellen. SAP, Microsoft Dynamics oder proALPHA bleiben unverändert – es entfällt nur das manuelle Abtippen.

Schritt 1: Den richtigen Prozess auswählen

Beginnen Sie mit dem Prozess, der viel Volumen und viel Handarbeit vereint – meist die Auftragserfassung im Vertriebsinnendienst. Faustregel: Je gleichförmiger und häufiger, desto schneller der Return.

Schritt 2: Daten und Volumen erheben

Sammeln Sie drei Zahlen: Aufträge pro Monat, durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Auftrag, geschätzte Fehlerquote. Diese Zahlen bestimmen das Einsparpotenzial und die Priorität.

Schritt 3: Einen Prozess automatisieren

Statt alles auf einmal: einen klar abgegrenzten Prozess end-to-end automatisieren – Eingang, Extraktion, Prüfung, Buchung. In einem 3- bis 4-wöchigen Sprint entsteht ein produktiver Prozess, kein Prototyp. Klare Aufträge laufen automatisch durch, Ausnahmen gehen ans Team.

Schritt 4: Messen und ausweiten

Vergleichen Sie Vorher und Nachher in Euro und Stunden. Funktioniert der erste Prozess, weiten Sie auf weitere Belegarten (Rechnungen, Lieferscheine) und Standorte aus – Schritt für Schritt, jeweils mit belegtem Nutzen.

Was ist mit den Ausnahmen?

Ausnahmen sind kein Makel, sondern Teil des Designs. Die KI bucht nur, was sie eindeutig erkennt; alles andere wird mit erkannten Daten und konkreter Unsicherheit zur Freigabe vorgelegt. So bleibt die Kontrolle bei Ihnen, während die Routine wegfällt.

Wie fange ich konkret an?

Der risikoärmste Einstieg ist die KI-Potenzialanalyse: eine Woche, eine belastbare Einsparrechnung und ein priorisierter Fahrplan – voll anrechenbar auf einen anschließenden Automatisierungs-Sprint.