Vergleich
EDI oder KI-Erfassung: Welcher Weg passt zu Ihren Aufträgen?
Kurz gesagt: EDI und KI-Erfassung sind keine Alternativen, sondern ergänzen sich. EDI lohnt sich für wenige, große Handelspartner mit stabilem Datenaustausch. KI-Erfassung deckt alle übrigen Aufträge ab – aus E-Mail, PDF und Fax. In der Praxis laufen über EDI oft nur 20–40 % des Volumens; die restlichen 60–80 % kommen unstrukturiert herein.
Was ist EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) ist der direkte, strukturierte Datenaustausch zwischen IT-Systemen über standardisierte Formate (z. B. EDIFACT, ORDERS). Einmal eingerichtet, fließen Aufträge ohne manuelles Zutun durch. Der Haken: Jede EDI-Anbindung muss pro Partner aufgebaut und gepflegt werden – das lohnt sich nur bei großen, dauerhaften Geschäftsbeziehungen.
Was leistet KI-Erfassung?
KI-Erfassung liest unstrukturierte Aufträge aus – E-Mail-Text, PDF-Anhang, gescanntes Fax – und überführt sie in strukturierte Daten, die ins ERP gebucht werden. Sie braucht keine Vorab-Anbindung pro Partner und kommt mit wechselnden Layouts zurecht.
Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | EDI | KI-Erfassung |
|---|---|---|
| Eingangsformat | strukturiert (EDIFACT u. a.) | unstrukturiert (E-Mail, PDF, Fax) |
| Einrichtung | pro Partner, aufwendig | einmalig, partnerübergreifend |
| Ideal für | wenige große Partner | viele wechselnde Absender |
| Layout-Änderungen | brechen die Anbindung | werden gelernt |
| Abdeckung im Mittelstand | oft 20–40 % | die übrigen 60–80 % |
Wann lohnt sich was?
- EDI: Sie haben einige wenige Großkunden oder Filialisten, die ohnehin EDI verlangen, und ein stabiles, hohes Volumen pro Partner.
- KI-Erfassung: Sie haben viele kleinere und mittlere Kunden, die per E-Mail und PDF bestellen – und genau dort entsteht der manuelle Aufwand.
Warum die meisten Unternehmen beides brauchen
Die Realität im Mittelstand ist gemischt: Ein Teil der Aufträge kommt über EDI, der große Rest unstrukturiert. Wer nur auf EDI setzt, automatisiert die Minderheit und tippt den Rest weiter von Hand. Sinnvoll ist eine Lösung, die beides in einem Prozess zusammenführt: EDI-Aufträge laufen direkt durch, unstrukturierte werden per KI erfasst – und alle landen geprüft im selben ERP.
Wie fange ich an?
Der erste Schritt ist zu wissen, wie sich Ihr Volumen verteilt: Wie viel läuft heute über EDI, wie viel kommt unstrukturiert? Genau das beziffert die KI-Potenzialanalyse – und zeigt, wo die Automatisierung den größten Hebel hat.