ROI der automatisierten Auftragsverarbeitung berechnen: eine einfache Formel

Kurz gesagt: Multiplizieren Sie Aufträge pro Monat × Minuten pro Auftrag × Vollkosten pro Minute. Das ergibt Ihre monatlichen Erfassungskosten. Eine Automatisierung, die 80 % davon einspart, amortisiert sich bei typischen Mittelstandsvolumen in 3 bis 6 Monaten.

Was kostet die manuelle Auftragserfassung?

Die manuelle Erfassung kostet Aufträge × Bearbeitungszeit × Personalkosten. Eine einfache Monatsformel:

Monatskosten = Aufträge/Monat × Minuten/Auftrag × (Vollkosten/Stunde ÷ 60)

Als Vollkosten gelten Bruttolohn plus Lohnnebenkosten und Gemeinkosten – im Innendienst oft 45–60 € pro Stunde.

Rechenbeispiel

Ein Großhändler mit 150 Aufträgen pro Tag (≈ 3.150/Monat), 8 Minuten pro Auftrag und 50 € Vollkosten je Stunde:

• 3.150 × 8 Min. = 25.200 Minuten = 420 Stunden/Monat
• 420 × 50 € = 21.000 € pro Monat reine Erfassungskosten

Bei 80 % Automatisierung bleiben rund 4.200 €/Monat für die verbleibende Ausnahmebehandlung – eine Ersparnis von etwa 16.800 € pro Monat.

Wann amortisiert sich die Automatisierung?

Die Amortisation ergibt sich aus Projektkosten ÷ monatliche Ersparnis. Im Beispiel:

34.000 € Sprint ÷ 16.800 € Ersparnis ≈ 2 Monate bis zur Amortisation

Auch mit konservativeren Annahmen (geringeres Volumen, niedrigere Automatisierungsquote) liegt der Payback meist im Bereich von 3 bis 6 Monaten.

Welche Kosten werden oft vergessen?

Reine Zeitersparnis ist nur ein Teil. Hinzu kommen:

• Fehlerkosten: 1–3 % Tippfehler verursachen Reklamationen, Gutschriften und Nacharbeit.
• Skonto-Verluste durch langsame Belegfreigabe.
• Opportunitätskosten: qualifizierte Mitarbeitende, die statt Routine wertvollere Arbeit leisten könnten.
• Skalierungsgrenze: mehr Aufträge erfordern sonst mehr Personal.

Wie komme ich zu belastbaren Zahlen?

Die Formel liefert eine erste Hausnummer. Schneller geht es mit dem ROI-Rechner: Eckdaten einstellen, Richtwert ablesen. Belastbar wird die Zahl mit Ihren echten Daten: Auftragsvolumen, durchschnittliche Bearbeitungszeit, Fehlerquote. Genau das ist Inhalt der KI-Potenzialanalyse – am Ende steht eine Einsparrechnung in Euro und Stunden statt einer Schätzung.